Porque as empresas não conseguem entregar no prazo e como mudar isso

Percebemos que na grande maioria das empresas há uma sensação de que as coisas não estão acontecendo como deveriam. Os prazos são sistematicamente estourados, as equipes estão sobrecarregadas e há uma total falta de controle da situação.

Existem três parâmetros em qualquer processo de negócio que são altamente dependentes, e se entendermos como funciona esta dependência podemos controlar melhor nossos processos e melhorar o atendimento aos prazos. Os parâmetros são:

  1. Trabalho pendente (ou “work in progress”), por exemplo, funcionalidades a serem implementadas, chamados a serem atendidos ou pizzas a serem entregues.
  2. Tempo de espera (ou tempo de processamento): tempo gasto desde a criação de uma determinada demanda até a demanda ser entregue.
  3. Taxa de entrega: quanto o processo consegue entregar em um determinado período de tempo: funcionalidades/semana, chamados/mês, pizzas/hora, etc.

A lei matemática que liga estes parâmetros é chamada Lei de Little, e diz que o aumento de trabalho pendente piora o tempo de espera. Fala também que se o trabalho pendente continuar o mesmo e o tempo de processamento melhorar, a taxa de entrega melhora.

E como aplicar essa lei no dia a dia de um negócio? Algumas ideias a seguir.

  • Otimizar o estoque: o aumento da demanda piora o tempo de resposta. A ideia é racionalizar a geração de demanda. Muitos chefes trabalham com aquele ditado popular de que “carro de boi pesado é que canta”. Sem uma visão clara de prioridades, acabam gerando demandas excessivas para a equipe somente para garantir que não haverá ociosidade. Não há uma visão clara de urgência e importância. O efeito: atraso na entrega de projetos e demandas críticas porque o tempo de resposta foi prejudicado por uma avalanche de demandas menos críticas. Lembre-se: se tudo é importante, nada é importante. O pior de tudo é que não somos multitarefas e o custo de chaveamento de contexto é enorme, prejudicando ainda mais as entregas.
  • Otimizar o tempo de processamento: as empresas deveriam trabalhar com obsessão por convergência das demandas pendentes. Muitas vezes é difícil sair dos 99%. Está quase, só falta uma coisinha. E as pendências têm um efeito perverso no tempo de processamento. É importante buscar a simplicidade nos processos. Enxugar os processos. Avaliar se há atividades que não geram valor agregado, que não geram transformação. Empresas com estilo centralizador que obrigam executar fluxos de aprovação para tudo geram um enorme entrave no tempo de processamento. Outro perigo são as culturas de baixa colaboração entre as áreas de negócio. Quase todos os processos dependem de mais de um departamento, e se não houver um apoio verdadeiro entre as áreas, há uma frustrante sensação de que as coisas não estão andando e uma procriação de bodes expiatórios por toda a empresa.
  • Melhorar a taxa de entrega: A saída mais imediata (e normalmente menos inteligente) é aumentar a capacidade, aumentando a equipe. A forma mais inteligente de melhorar a taxa de entrega é automatizar processos repetitivos e eliminar gargalos.

As novas empresas já têm a cultura ágil no DNA, reduzindo o número de demandas em aberto nas sprints (ciclos de entrega) e garantindo tempos de processamento curtos através de medição de velocidade de entregas e acompanhamento diário das sprints. Quem entende e sabe utilizar a Lei de Little tem um diferencial competitivo importante.